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一、定義階段
1.項目背景
·VOB：
√ 自2013年起，醫院進行藥品配送商服務質量評價，其中部分內容我公司都有改善空間，為了保證在行業內的領先地位，特開展本次流程改善項目。
√ 通過本項目，提高業務處理效率，提升人員效率
·VOC：
藥品配送商服務質量考評內容：
√ 扣分次第一：物料外包裝圖片錄入，質量部改善項目
√ 扣分項第二：缺斷貨情況，由采購部立項改善
√ 扣分項第三：退貨及時性，銷售部立項改善
2.問題描述
·退貨周期的現況分析：
系統導出5月份已完成的397筆訂單，整體平均情況：7.1天；有異常數據16筆，接下來對異常數據先做分析。
·異常數據分析：
延遲退貨（異常）：4筆；司機拉貨時間長：4筆；業務員再確認時間長：3筆；退貨組漏打收貨單：2筆；采購審核時間長：2筆；數據漏打印拉貨單：1筆；共16筆
·處理周期超期率：
以客戶7天的標準，我們評估現有流程的超期比率，根據系統導出數據：（系統可追溯的時間設定為5天，滿足客戶需求）。
√ 整體客戶的超期率是：50%
√ 重點客戶的超期率是：49%
3.指標定義
·Y=退貨超期率=A:超期訂單數量/ B:系統有效訂單總數
·退貨超期率：通過縮短各節點的操作時間，來降低超期率
·以下內容主要研究如何降低各節點操作時間以降低超期率。
4.項目范圍
·流程范圍：訂單錄入到負發票打出，時間設定為5天。
·產品范圍：除腹透產品組（30組），即藥品產品組。
·內部部門范圍：銷售、采購、物流司機、物流收貨、質管、數據處理
5.項目目標
客戶訂單超期率降為20%
二、測量階段
1.數據收集計劃
·由于業務員信息的填寫、送票時間為系統外時間。本次數據統計僅計算系統內時間，即錄入系統到打印發票。
·本次收集2014年5月1日-2014年5月31日的所有已完成退單，包含各審批節點時間及周期。系統中共計497筆，其中月底統一組票的100筆，剩余正常退貨業務397筆。本次項目對正常業務397筆進行統計分析。
·本次分析根據采購批復的兩種情況進行分析：正常流程（采購批復可退/不可退）共計374筆，特殊流程（采購批復協商中/延遲退貨）共計23筆。
2.數據收集結果
根據系統導出的5月份已完成的397筆訂單進行分析匯總，得出系統可控流程周期中位線為4天，最短時間為1天，最長時間為49天，平均時間為7.1天。
3.正常流程
系統可控正常流程涉及11個崗位，共計 15個環節。
4.特殊流程（延遲退貨/協商中）
區別于正常流程在于：廠家需要在醫院解決，時間不可控。
√ 原因：因特殊流程需要廠家介入，廠家解決時間不確定，導致流程時間不確定。
√ 建議：給廠家時間限制，需要采購告知廠家五天醫院解決時間。在采購批復三日后，提醒退貨單制作人聯系業務員跟進醫院解決進度。審批五個工作日如未解決退貨，為保證客戶滿意度，強行辦理退貨
三、分析階段
1.各因子發掘匯總：
2.分析1：縮短采購審批環節分析分析
·分析：系統導出1-8月份的訂單3175筆，可退的訂單占總數的66%。審批不一致的僅占0.1%。
·以2014年1-8月的訂單數，分析小額訂單超期比例（3000元為界限）。
·結論：以訂單金額3000元作為控制風險臨界點，3000以下不需要經過經理審批
3.分析2: 解決漏打印票據分析
·分析：因發生漏打印現象，并很難發現的原因為：數據人員只調取系統中前一 天的單子。發現問題只能從醫院反饋在追查。
·結論： 結合假期（最長7天），修改系統，使其默認的時間為10天的時間。避免發生漏打印現象。
4.分析3：車隊拉貨不及時分析
·分析：
√ 調度在分配完訂單后，從系統中看不到完成情況，需要等到司機反饋，不能及時發現問題，避免風險。
√ 原則先送貨才拉退貨，極少專門拉退貨。造成拉退貨不及時。
√ 訂單不一致時，司機不拉貨。
·結論：
√ 增加司機拉回到庫房的確認時間，調度可從系統中查詢拉貨情況。
√ 重點客戶/考核客戶需要在司機的拉貨單上備注，以便及時拉取。
√ 訂單不一致，聯系、聽取業務員的意見。避免造成二次拉貨現象。
5.分析4：訂單修改功能開發設計
·分析：系統對于修改數量變小的原因以為都不能直接修改，以月為單位，每月約有10%的訂單需修改，修改后的訂單造成后續問題，無法追查。
·結論：
√ 因訂單原因和數量增加情況直接修改。便于風險控制，需要倒采購重新審核，有備注可以看到修改的原因。
√ 退貨組發起訂單修改后，因不知道批復情況，需重新調取數據。需要在選擇界面加一項“貨已到”，修改后的數據直接調取減少篩選。
四、改進階段
五、控制階段
·改善措施自2015年2月1日起開始上線實施，故選取15年2月—15年3月訂單數據，共514筆，改善后效果：平均用時=總體審核時間/審核筆數=3.45天
·對系統選取的514筆，改善后效果，整體目標完成情況如下：
·針對改進結果修改原有流程
·建立標準化細則
1.項目背景
·VOB：
√ 自2013年起，醫院進行藥品配送商服務質量評價，其中部分內容我公司都有改善空間，為了保證在行業內的領先地位，特開展本次流程改善項目。
√ 通過本項目，提高業務處理效率，提升人員效率
·VOC：
藥品配送商服務質量考評內容：
√ 扣分次第一：物料外包裝圖片錄入，質量部改善項目
√ 扣分項第二：缺斷貨情況，由采購部立項改善
√ 扣分項第三：退貨及時性，銷售部立項改善
·退貨周期的現況分析：
系統導出5月份已完成的397筆訂單，整體平均情況：7.1天；有異常數據16筆，接下來對異常數據先做分析。
延遲退貨（異常）：4筆；司機拉貨時間長：4筆；業務員再確認時間長：3筆；退貨組漏打收貨單：2筆；采購審核時間長：2筆；數據漏打印拉貨單：1筆；共16筆
以客戶7天的標準，我們評估現有流程的超期比率，根據系統導出數據：（系統可追溯的時間設定為5天，滿足客戶需求）。
√ 整體客戶的超期率是：50%
√ 重點客戶的超期率是：49%
3.指標定義
·Y=退貨超期率=A:超期訂單數量/ B:系統有效訂單總數
·以下內容主要研究如何降低各節點操作時間以降低超期率。
·流程范圍：訂單錄入到負發票打出，時間設定為5天。
·產品范圍：除腹透產品組（30組），即藥品產品組。
·內部部門范圍：銷售、采購、物流司機、物流收貨、質管、數據處理
5.項目目標
客戶訂單超期率降為20%
1.數據收集計劃
·由于業務員信息的填寫、送票時間為系統外時間。本次數據統計僅計算系統內時間，即錄入系統到打印發票。
·本次收集2014年5月1日-2014年5月31日的所有已完成退單，包含各審批節點時間及周期。系統中共計497筆，其中月底統一組票的100筆，剩余正常退貨業務397筆。本次項目對正常業務397筆進行統計分析。
·本次分析根據采購批復的兩種情況進行分析：正常流程（采購批復可退/不可退）共計374筆，特殊流程（采購批復協商中/延遲退貨）共計23筆。
2.數據收集結果
根據系統導出的5月份已完成的397筆訂單進行分析匯總，得出系統可控流程周期中位線為4天，最短時間為1天，最長時間為49天，平均時間為7.1天。
3.正常流程
系統可控正常流程涉及11個崗位，共計 15個環節。
區別于正常流程在于：廠家需要在醫院解決，時間不可控。
√ 建議：給廠家時間限制，需要采購告知廠家五天醫院解決時間。在采購批復三日后，提醒退貨單制作人聯系業務員跟進醫院解決進度。審批五個工作日如未解決退貨，為保證客戶滿意度，強行辦理退貨
三、分析階段
1.各因子發掘匯總：
·分析：系統導出1-8月份的訂單3175筆，可退的訂單占總數的66%。審批不一致的僅占0.1%。
·以2014年1-8月的訂單數，分析小額訂單超期比例（3000元為界限）。
·結論：以訂單金額3000元作為控制風險臨界點，3000以下不需要經過經理審批
3.分析2: 解決漏打印票據分析
·分析：因發生漏打印現象，并很難發現的原因為：數據人員只調取系統中前一 天的單子。發現問題只能從醫院反饋在追查。
·結論： 結合假期（最長7天），修改系統，使其默認的時間為10天的時間。避免發生漏打印現象。
4.分析3：車隊拉貨不及時分析
·分析：
√ 調度在分配完訂單后，從系統中看不到完成情況，需要等到司機反饋，不能及時發現問題，避免風險。
√ 原則先送貨才拉退貨，極少專門拉退貨。造成拉退貨不及時。
√ 訂單不一致時，司機不拉貨。
·結論：
√ 增加司機拉回到庫房的確認時間，調度可從系統中查詢拉貨情況。
√ 重點客戶/考核客戶需要在司機的拉貨單上備注，以便及時拉取。
√ 訂單不一致，聯系、聽取業務員的意見。避免造成二次拉貨現象。
5.分析4：訂單修改功能開發設計
·分析：系統對于修改數量變小的原因以為都不能直接修改，以月為單位，每月約有10%的訂單需修改，修改后的訂單造成后續問題，無法追查。
·結論：
√ 因訂單原因和數量增加情況直接修改。便于風險控制，需要倒采購重新審核，有備注可以看到修改的原因。
√ 退貨組發起訂單修改后，因不知道批復情況，需重新調取數據。需要在選擇界面加一項“貨已到”，修改后的數據直接調取減少篩選。
四、改進階段
五、控制階段
·改善措施自2015年2月1日起開始上線實施，故選取15年2月—15年3月訂單數據，共514筆，改善后效果：平均用時=總體審核時間/審核筆數=3.45天
·對系統選取的514筆，改善后效果，整體目標完成情況如下：
·建立標準化細則
作者：博革咨詢
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