作為六西格瑪項目管理的一部分，規范一致的項目文檔是必需的。這些規范的文檔對于持續改進活動及知識的積累都會起到很好的作用。在項目實施過程中，應有專人負責對這些文檔進行動態的歸集、管理和維護，進行階段性的審查，并在項目完成后交由六西格瑪管理機構或檔案管理部門存檔。隨著信息化時代的到來，使用電子文檔來保存項目全壽命周期的信息將越來越普遍。
    
    不同的企業會制定不同的六西格瑪項目文檔的模板及記錄要求，但通常會包含以下內容：
    
    (1)項目立項表及其更新；
    
    (2)項目計劃（甘特圖等）及其更新；
    
    (3)不良質量成本測算報告；
    
    (4)項目收益預測與資源需求預算；
    
    (5)團隊規則；
    
    (6)會議紀要、電子郵件及學習筆記等；
    
    (7)項目狀態分析資料、報告及演講材料；
    
    (8)項目效果測評（包括成本—收益分析）和確認；
    
    (9)行之有效的措施的標準化（程序、圖紙等的更改）;
    
    (10)項目總結報告（包括經驗教訓）、成果發布和分享材料。
    
    一般來說，推行六西格瑪管理的企業都要建立六西格瑪項目的審批流程及項目管理制度，其中應規定對項目文檔管理的具體要求。