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3.5  具備時間管理的觀念

3.5.1 時間管理矩陣的定義

時間管理理論：把時間按照緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時間管理的優先矩陣。（如圖）

圖3-X 時間管理優先矩陣

時間管理矩陣重要性：與目標有關的活動，凡是有價值的有利于組織和個人目標實現的就是中要的事。時間管理矩陣緊急性：是指必須立即處理的事，急迫之事通常都顯而易見，拖延不得；也可能較討好、有趣卻不一定很重要。

A類事件緊急又重要，如：有限期的計劃、管理危機、安全事故、客戶投訴等；B類事件不緊急但很重要，如：公司戰略形成、建立新型的人際關系、企業人才培養、學習新技能、保持身體健康等；C類事件不重要但很緊急，如：接待不速之客、接電話、出席一些會議、寫一些報告等；D類事件既不緊急又不重要，如看報紙、看電視連續劇、閑聊等。

不同類的事情要如何去安排，如何加以調整和運用？這些事情讓你去做一個什么樣的人，有四種可以參考：一種認為每樣事情都很重要，很緊迫，這是壓力人（A類）的體現；一種認為應該有條不紊、有條有理的完成工作，做一個從容不迫的人（B類）；一種認為千萬不要去做那種很緊急、但不重要的事情的人，是一個沒有用的人(C類)；最后一種，你總在應付一些雜事，但這些事情又不重要又不緊急，稱為賴人（D類）。注重哪一類事務，你可能就會稱為哪一類人。

但現實生活中，我們一般不可能是ABCD類中的一種，事實上是錯綜復雜的，可能對于ABCD類的事件的時間分配存在差異而已，具統計普通人和高效能人士對事件的時間安排如下：

圖3-X 普通人與高效能人士的時間安排

圖3-X按照80/20原則普通人時間管理柏拉圖

圖3-X按照80/20原則高效能人士時間管理柏拉圖

所以，人生失敗與成功，從長遠的角度看就是你的視野和高度，如果你總是做緊急但不重要的事情，我們就會碌碌而為，其實也是我們眾生的體現，當然包含我自己；而對于有長遠規劃的人生或者事件，我們把主要精力放在上面，就會成就不一樣的人生和一件重大事件的成功。

3.5.2 GTD時間管理

GTD （ Getting Things Done），翻譯過來就是“把事情做完”，是一個管理時間的方法。這個工具在時間管理的領域擁有極高的影響力，可以說是一個一整套方法工具的集合，屬于時間管理的高級工具。其包含五個階段：

2  收集階段：填充工作籃

收集階段就是要幫助你把所有的工作量全部列出來，同時讓你清楚“隧道的終點”在哪里。

2  處理階段：清空工作籃

清空工作籃并不是要去全部把事情做完，而是去確定每一項工作的內容和實質，就是給每個任務打上標簽，并判斷出下一步的具體措施，我們要判斷出哪些任務需要馬上去做？哪些任務需要延后處理？哪些任務需要委托別人？只有對所有的任務打上標簽，才能有條不紊的去處理。

2  管理階段：建立好清單

在處理階段，我們對各個任務進行了判定，也就是打了標簽，下面要對各種任務放入不同的清單系統里。一般有四種清單：愿望清單、等待清單、項目清單、執行清單。

2  檢查階段：回過頭看看

檢查階段非常重要，回過頭看看，哪些任務完成了？哪些任務遇到困難了？任務進行到什么程度了？哪些任務需要調整？檢查可以優化我們的時間管理系統，進而提升工作效率。

2  行動階段：選最佳方案

執行就是按照行動清單和日歷進行任務的處理，通常需要考慮：環境、時間、精力及重要性。

圖3-X   GTD時間管理方法

3.5.2 番茄工作法的掌握

前面講述了時間矩陣優先安排，是對于我們對事件重要程度的看法和如何分配時間進行處理相應的事情。下面介紹如何管理時間，在有效的時間內有效率的進行工作，方法有多種，可能因人而已，番茄工作法就是其中一種簡單易行的時間管理方法。

2  番茄工作法的定義

番茄工作法，簡單地說，就是把工作時間劃分為多個番茄時間。一個番茄時間包含兩個部分：25分鐘的工作學習和5分鐘的休息。工作學習時間專注于工作學習，中途不允許做任何與該任務無關的事情，直到該25分鐘結束，然后短暫休息5分鐘。

2  3.2 番茄工作法的實施步驟

實施番茄工作法的規則和具體步驟如下：

STEP1：每天開始的時候規劃今天要完成的幾項任務，將任務逐項寫在列表里（或記在軟件的清單里）

STEP2：設定你的番茄鐘（定時器、軟件、鬧鐘等），時間是25分鐘。

STEP3：開始完成第一項任務，直到番茄鐘響鈴或提醒（25分鐘到）。

STEP4：停止工作，并在列表里該項任務后畫個X。

STEP5：休息3~5分鐘，活動、喝水、方便等等。

STEP6：開始下一個番茄鐘，繼續該任務。一直循環下去，直到完成該任務，并在列表里將該任務劃掉。

每四個番茄鐘后，休息25分鐘。在某個番茄鐘的過程里，如果突然想起要做什么事情，那么：a）非得馬上做不可的話，停止這個番茄鐘并宣告它作廢（哪怕還剩5分鐘就結束了），去完成這件事情，之后再重新開始同一個番茄鐘；b）不是必須馬上去做的話，在列表里該項任務后面標記一個逗號（表示打擾），并將這件事記在另一個列表里（比如叫“計劃外事件”），然后接著完成這個番茄鐘。